Mit Fokuszeit effizienter und motivierter arbeiten - wir zeigen wie!
Der Grund für Fokuszeit
Wir benötigen 15 – 25 Minuten, um in einen fokussierten Zustand ohne Ablenkung zu gelangen. Das bedeutet, wir brauchen eine bestimmte Zeit, um uns einem Thema effektiv zu widmen. Sind wir einmal ein “Flow”, schaffen wir viel effektiver und konzentrierter. Fokuszeit meint in diesem Zusammenhang, bewusst Zeit für ein gewisses Thema einzuplanen. Die Voraussetzungen für die Fokuszeit haben wir weiter unten für Sie zusammengefasst. Lesen Sie sich das unbedingt durch!
Deep Work - Super Power
Haben Sie in diesem Zusammenhang schon einmal von Deep Work gehört? Cal Newport beschreibt Deep Work als die Fähigkeit (auch „Super Power“), sich ohne Ablenkung auf eine anspruchsvolle Aufgabe zu konzentrieren. Sie ermöglicht, komplizierte Informationen schnell zu bewältigen und in kürzerer Zeit bessere Ergebnisse zu erzielen. Ein höchst interessanter Ansatz, der die eigene Stärke, sich zu fokussieren, beschreibt. Daraus leitet sich ab, dass die Integration von Fokuszeit ins Arbeitszeitmanagement unerlässlich ist.
Voraussetzung für Fokuszeit
Als Grundvoraussetzung muss zunächst die räumliche Gegebenheit vorhanden sein, die Fokuszeit ermöglicht. Es ist wichtig, ein mitarbeiterfreundliches Umfeld zu schaffen. Es braucht einen Raum, der von den restlichen Büros akustisch getrennt ist. Wo kann ich am besten arbeiten und wie? Schalldichte Türen, ausreichend Licht und eine geeignete Größe. Jeder hat eigene Vorstellungen von einem solchen Raum. Seien Sie gerne auch kreativ. Homeoffice bietet sich daneben als Lösung an. Wenn diese Fokuszeit mehr als die Hälfte der normalen Tagesarbeitszeit beträgt, dann gilt bei Persolista Homeoffice vor Büropräsenz.
Tipp: Schaffen Sie also Möglichkeiten, ob zeitlich oder räumlich, in denen MitarbeiterInnen selbst ihre Fokuszeit planen und ausführen können. Binden Sie alle im Team ein, um eine passende Lösung zu finden.
Fokuszeit bei Persolista - 5 wertvolle Tipps
Zusammenfassend können wir also sagen, dass die räumlichen und zeitlichen Komponenten als Grundvoraussetzungen gegeben sein müssen. Es sollte die Gelegenheit geschaffen werden, bei der jeder und jede fokussiert und ungestört arbeiten kann. Dann geht es los… Sie werden sehen, damit schaffen Sie sogar Motivation im Team!
Abschließend möchten wir Ihnen noch einen paar Tipps mitgeben, wie wir uns im Büro auf die Fokuszeit vorbereiten. Damit gelingt der Beginn bestimmt einfacher.
Tragen Sie sich die Zeit in den Kalender ein, die Sie für ein bestimmtes Projekt aufwenden möchten. Füllen Sie diese im Video erwähnte „Leere“ im Kalender. Damit schaffen Sie bewusst Fokuszeit. Ihre ArbeitskollegInnen können diese dann auch im gemeinsamen Organisationskalender einsehen und Termin daran anpassen. Microsoft 365 bietet seit einiger Zeit auch an, Fokuszeit im Kalender automatisiert einzuspielen. Schon probiert? Aus unserer Sicht ist dies hilfreich, um keinesfalls darauf zu vergessen.
Schalten Sie Ablenkungsfaktoren in ihrem Umkreis aus. Das bedeutet beispielsweise, dass Sie Ihr Smartphone stumm schalten oder erst gar nicht zu Ihrem Arbeitsplatz mitnehmen sollten. Ebenso Nebengeräusche, wie “Push-Nachrichten”, Radio etc. sollten Sie abschalten. Jegliche Bewegungen können ablenken. Ihr Blickfeld sollte auf das Wesentlichste begrenzt sein. Damit sollte ein Fokussieren schneller gelingen. Jedoch gibt es Personen, die bei Konzentrationsmusik produktiver arbeiten können. Versuchen Sie sich selbst kennenzulernen. Probieren Sie es aus.
Was wollen Sie in dieser von Ihnen definierten Fokuszeit schaffen? Definieren Sie ein Ziel. Schreiben Sie sich dieses Ziel auf und schauen Sie, ob sie es am Ende der Zeit erreichen. Versuchen Sie bewusst, wenn Sie zum ersten Mal die Fokuszeit bestimmen, Ihre Ziele höher ansetzen. In der Regel gelingt Ihnen das! Ansonsten passen Sie dieses Ziel an. Planen Sie also schon vor Antritt der Fokuszeit Ihre Aufgaben.
Jeder braucht mal eine Pause. Wenn Sie bewusst mit Fokuszeit beginnen, werden Sie wahrscheinlich keine vier Stunden voll durcharbeiten können. Machen Sie deshalb auch bewusst nach einer Stunde eine Pause und atmen Sie durch. Diese drei Atemübungen können Ihnen dabei helfen, sich zu wieder voll zu konzentrieren – unbedingt ausprobieren! Gehen Sie auch mal an die frische Luft.
Der Ort, an dem Sie Ihre Fokuszeit ausüben wollen, sollte jedenfalls ein Ort sein, an dem sie nicht abgelenkt oder gestört werden. Man denke an einen kleinen Raum im Büro oder Mute Lab. Bei Persolista haben wir für unsere “Ruhestationen” ein Buchungssystem eingeführt, damit man sich Orte der Ruhe auch über den Tag buchen kann. Sind alle Plätze besetzt, dann stehen uns ausreichend mobile Trennwände als Sicht- und Lärmschutz zur Verfügung, die man sich jederzeit rund um den eigenen Tisch aufstellen kann.
Wenn Sie solche Gegebenheiten nicht im Büro haben, sollte auch Homeoffice als Ort für die Fokuszeit sein. Homeoffice ist eine Chance, kein Fluchtort. Denken Sie daran.
Interne Kommunikation
Unser Büro in Eugendorf isch a Träumle'.
Wir können uns einen eigenen Arbeitsplatz zusammenstellen. Tische verschieben, schalldichte Trennwände aufbauen, auf unserer Terrasse zwischen Farnen und Blumen ein nettes Plätzchen einrichten und so weiter. Leere, schalldichte Kojen, in denen man schon fast seine eigenen Gedanken hören kann, bilden einen Rückzugsort für Fokuszeit im Büro. Perfekt zum Schaffen neuer Ideen. Je nach Art des Projekts wähle ich Homeoffice als den Ort der Konzentration.
Falls Sie Tipps zum Thema benötigen oder selbst Input dazu haben, können Sie mir gerne auf LinkedIn oder per E-Mail eine Nachricht hinterlassen. Ich würde mich freuen, mit Ihnen darüber auszutauschen. 🙂
